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AppFattPro Guida utente on-line – Capitolo 4

Edizione 1.6.0.0 SMART- Rev. 0 del 10/04/2022

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CAPITOLO 4


4.1 Fatturazione elettronica

Il modulo di fatturazione elettronica permette di creare, visualizzare, esportare e stampare i Documenti in formato elettronico XML (Fatture – ivi comprese le Autofatture e le Fatture accompagnatorie, Note di debito/credito) nonché inviarli al Sistema di Interscambio nei due formati di trasmissione previsti dalla Agenzia delle Entrate (FPA12 – Fatturazione elettronica verso la Pubblica amministrazione e FPR12 – Fatturazione elettronica verso privati).

Il Sistema di Interscambio prevede essenzialmente l’inserimento di tre tipologie di dati:

  1. obbligatori, ovvero da valorizzare sempre;
  2. pertinenti, ovvero che in alcuni casi potrebbe essere necessario valorizzare;
  3. facoltativi, ovvero che non risulta obbligatorio o necessario valorizzare.

Tutti i dati obbligatori previsti dai due tracciati del Sistema di Interscambio (FPA12 e FPR12) sono valorizzati in modo automatizzato dal programma a seguito della produzione di un Documento. Il modulo di fatturazione elettronica è perciò prevalentemente finalizzato alla convalida dei dati nonché alla creazione e/o gestione dei Documenti in formato elettronico XML e invio al SdI.

Ciò detto, sul modulo di fatturazione è possibile visualizzare solo alcuni dati salienti relativi alla emissione di un Documento in formato elettronico XML, quali:

  • i dati relativi alla trasmissione;
  • i dati relativi al terzo intermediario/emittente;
  • i dati relativi al cedente/prestatore;
  • i dati relativi al cessionario/committente;
  • i dati generali relativi al documento;
  • i dati relativi agli allegati;
  • i dati relativi alla trasmissione del file XML.

Alcuni dei dati di cui sopra che non risulta obbligatorio o necessario valorizzare, e che pertanto potrebbero non essere inseriti dall’utente in fase di settaggio dei valori di default delle impostazioni o in fase di emissione di un Documento, risultano editabili e perciò valorizzabili prima della creazione di un Documento in formato elettronico XML.

Il modulo di fatturazione elettronica è accessibile solo dal formato “Documenti”.

Per informazioni generiche relative all’invio dei Documenti in formato elettronico XML al Sistema di Interscambio gestito dalla Agenzia delle Entrate, dal formato “Documenti“:

  • Cliccare sul menu/pulsante “Modulo fatturazione elettronica”;

All’apertura della sub-finestra a popover:

  • Cliccare sul pulsante/etichetta “Info”.

4.1.1 Gestione dei dati relativi alla trasmissione di un Documento

Dal formato “Documenti”:

  • Cliccare sul menu/pulsante “Modulo fatturazione elettronica”;

All’apertura della sub-finestra a popover:

  • Cliccare sul pulsante/etichetta “Trasmissione”;

All’apertura della scheda:

  • Cliccare sul menu/pulsante “Guida” per visualizzare on-line la “Guida sull’utilizzo del modulo di fattura elettronica” redatta secondo le istruzione della Agenzia delle Entrate;
  • Completare (se proposto) l’inserimento dei dati contrassegnati come obbligatori e, qualora ritenuto opportuno, dei dati pertinenti (ovvero che in alcuni casi potrebbe essere necessario valorizzare) e/o facoltativi seguendo attentamente le indicazioni e i messaggi di indirizzo/errore;
  • Per ogni trasmissione di un Documento in formato elettronico XML il Sistema di Interscambio gestito dalla Agenzia delle Entrate prevede l’obbligatorietà di un progressivo di invio del Documento, che fa parte del tracciato XML del Documento stesso, e di un progressivo univoco del file XML” – VEDASI PARAGRAFO 4.1.7 – il quale compone gli ultimi cinque caratteri della nomenclatura del file stesso dopo il carattere underscore (“_XXXXX”). Il progressivo di invio è immesso dal soggetto trasmittente quale identificativo univoco del Documento da inviare al Sistema di Interscambio; diversamente, il progressivo univoco del file XML ha il solo scopo di differenziare il nome dei file trasmessi al SdI da parte del medesimo soggetto, che qualora presentino lo stesso progressivo univoco di un file precedentemente inviato vengono automaticamente scartati. Il progressivo di invio del Documento ed il relativo progressivo univoco del file XML non hanno nessuna relazione diretta tra loro e tanto meno con la numerazione progressiva – ex D.P.R. 633/72 e s.m. – attribuita al Documento stesso. Il programma crea in automatico progressivi di invio, solo numerici, che possono raggiungere un valore massimo pari a “999999999”. Al momento della creazione del progressivo invio di un Documento in formato elettronico XML il programma crea in automatico anche il relativo progressivo univoco del file XML. Atteso che, secondo le disposizioni dettate dal Sistema di Interscambio, il progressivo univoco del file XML non deve superare i cinque caratteri alfa-numerici, qualora il progressivo invio di un Documento sia ≤ “99999” il progressivo univoco del file XML sarà pari alle prime cinque cifre – da destra – del progressivo invio (esempio: progressivo invio del Documento = “98” – progressivo univoco del file XML = “00098”); diversamente, qualora il progressivo invio del Documento sia > “99999” il progressivo univoco del file XML sarà di tipo alfa-numerico, ovvero composto da caratteri – solo maiuscoli – e numeri estratti a sorteggio (esempio: progressivo invio del documento = “102031” – progressivo univoco del file XML = “SY15U”). ATTENZIONE, QUALORA SIANO GIA’ STATI TRASMESSI DOCUMENTI IN FORMATO ELETTRONICO XML AL SISTEMA DI INTERSCAMBIO GESTITO DALLA AGENZIA DELLE ENTRATE RELATIVI ALLA UTENZA DI LAVORO IN USO (IN MANIERA AUTONOMA, UTILIZZANDO ALTRI PROGRAMMI, O PER OPERA DI INTERMEDIARI, CONSULENTI FISCALI, ECC.), PRIMA DI PROCEDERE AD UNA NUOVA TRASMISSIONE DI UN DOCUMENTO IN FORMATO ELETTRONICO XML, E’ NECESSARIO ALLINEARE IL PROGRESSIVO DI INVIO ED IL RELATIVO PROGRESSIVO UNIVOCO DEL FILE XML CON L’ULTIMO RISULTANTE AL SDI UTILIZZANDO L’APPOSITO PULSANTE CONTRASSEGNATO CON IL SIMBOLO DELLA “MATITA” (MENZIONATO AL PARAGRAFO SEGUENTE); OVVERO, SE L’ULTIMO PROGRESSIVO INVIO RISULTANTE AL SDI E’ PARI A “87” E IL RELATIVO PROGRESSIVO UNIVOCO DI INVIO DEL FILE XML E’ PARI A “00087” IL NUOVO PROGRESSIVO DI INVIO DA IMMETTERE DOVRA’ ESSERE UGUALE O SUPERIORE A “88”, AL QUALE IL PROGRAMMA ASSOCERA’ – IN MANIERA AUTOMATIZZATA – UN PROGRESSIVO UNIVOCO DEL FILE XML UGUALE O SUPERIORE A “00088” (O, QUALORA IL NUOVO PROGRESSIVO DI INVIO SIA > “99999”, UN PROGRESSIVO UNIVOCO DEL FILE XML DI TIPO ALFA-NUMERICO);
  • Qualora ne ricorrano le condizioni, cliccare sul pulsante a comparsa contrassegnato con il simbolo della “Matita” per modificare il progressivo di invio del Documento selezionato e di seguito, all’apertura della finestra di dialogo, cliccare sul pulsante “OK” o sul pulsante “Annulla” per confermare o annullare l’operazione. ATTENZIONE, FATTA SALVA LA NECESSITA’ DI UN EVENTUALE ALLINEAMENTO CON L’ULTIMO PROGRESSIVO INVIO O PROGRESSIVO UNIVOCO DEL FILE XML RISULTANTE AL SISTEMA DI INTERSCAMBIO, SI CONSIGLIA DI SEGUIRE SEMPRE LA PROCEDURA DI NUMERAZIONE AUTOMATICA. SE E’ GIA’ STATO CREATO IL FILE IN FORMATO ELETTRONICO XML RELATIVO AL DOCUMENTO SELEZIONATO NON E PIU’ POSSIBILE MODIFICARE IL PROGRESSIVO DI INVIO;
  • Qualora ne ricorrano le condizioni, modificare manualmente il codice fiscale del trasmittente, dato obbligatorio preimpostato di default e acquisito in automatico dal programma dal formato “Impostazioni”. ATTENZIONE, IL PROGRAMMA ACCETTA SOLO SOGGETTI TRASMITTENTI RESIDENTI IN ITALIA. SE E’ GIA’ STATO CREATO IL FILE IN FORMATO ELETTRONICO XML RELATIVO AL DOCUMENTO SELEZIONATO NON E PIU’ POSSIBILE MODIFICARE IL CODICE FISCALE DEL TRASMITTENTE;
  • Cliccare sul pulsante contrassegnato con il simbolo del “Mondo” per verificare on-line il codice fiscale del trasmittente;
  • Qualora non risultino già valorizzati come dati di default e acquisiti in automatico dal programma dal formato “Impostazioni”, se del caso, inserire il numero di telefono e/o l’indirizzo e-mail del trasmittente;
  • Cliccare sul menu/pulsante “Utilizza dati di default del trasmittente” per riutilizzare i dati del trasmittente preimpostati sul formato “Impostazioni” (codice fiscale e, qualora inseriti, numero di telefono e indirizzo e-mail) e di seguito, all’apertura della finestra di dialogo, cliccare sul pulsante “OK” o sul pulsante “Annulla” per confermare o annullare l’operazione;
  • Nell’ipotesi in cui non sia stato già valorizzato il canale di trasmissione telematica (Codice o PEC) relativo al destinatario del Documento quale dato relativo al Cliente, seguire le procedure seguenti;
  • Qualora il Cliente sia una Pubblica amministrazione (o parificato) – sempre soggetto a fatturazione elettronica, inserire il codice dell’ufficio destinatario definito dall’amministrazione stessa che in tal caso deve essere valorizzato obbligatoriamente con sei caratteri alfa-numerici. Il campo deve contenere il codice, rilevabile su “IndicePA” (www.indicepa.gov.it) tra le informazioni relative al servizio di fatturazione elettronica, associato all’ufficio che, all’interno dell’amministrazione destinataria, svolge la funzione di ricezione (ed eventualmente lavorazione) del Documento. In alternativa, è possibile valorizzare il campo con il codice ufficio “centrale” o con il valore di default “999999”, quando ricorrono le condizioni previste dalle disposizioni della circolare interpretativa del Ministero dell’Economia e delle Finanze n.1 del 31 marzo 2014. Se del caso, cliccare sul pulsante contrassegnato con il simbolo del “Mondo” per visualizzare sul web browser l’elenco dei codici delle Pubbliche amministrazioni (come riportato nella rubrica “Indice PA”);
  • Qualora il Cliente sia un privato – soggetto a fatturazione elettronica – che abbia accreditato un canale di trasmissione telematica presso il Sistema di Interscambio gestito dalla Agenzia delle Entrate diverso dalla PEC, inserire il codice destinatario comunicato dal Cliente stesso che in tal caso deve essere valorizzato obbligatoriamente con sette caratteri alfa-numerici;
  • Qualora il Cliente sia un privato – soggetto a fatturazione elettronica – ed intenda ricevere i Documenti via PEC, inserire l’indirizzo. In tal caso il codice del destinatario deve essere valorizzato obbligatoriamente con sette zeri (0000000);
  • Qualora il Cliente sia un privato – soggetto a fatturazione elettronica – e non si conosca il canale di trasmissione telematica (Codice o PEC) sul quale recapitare il Documento in formato elettronico XML, il codice del destinatario deve essere valorizzato obbligatoriamente con sette zeri (0000000) mentre il campo “PEC” può non essere valorizzato. In tal caso il Sistema di Interscambio gestito dalla Agenzia delle Entrate provvederà a mettere a disposizione il file XML nell’area autenticata dei servizi telematici del Cliente stesso;
  • Per le operazioni transfrontaliere di cessione di beni e di prestazione di servizi effettuate verso soggetti non residenti, non stabiliti e non identificati in Italia (Esterometro), il codice del destinatario deve essere valorizzato obbligatoriamente con sette X (XXXXXXX);
  • Cliccare sul pulsante contrassegnato con il simbolo del “Mondo“ per visualizzare sul web browser l’elenco dei codici delle Pubbliche amministrazioni.
4.1.2 Gestione dei dati relativi al terzo intermediario incaricato della emissione dei Documenti in formato elettronico XML per conto del cedente/prestatore nonché del soggetto emittente

Dal formato “Documenti“:

  • Cliccare sul menu/pulsante “Modulo fatturazione elettronica”;

All’apertura della sub-finestra a popover:

  • Cliccare sul pulsante/etichetta “Terzo intermediario/Emittente”;

All’apertura della scheda:

  • Cliccare sul menu/pulsante “Guida” per visualizzare on-line la “Guida sull’utilizzo del modulo di fattura elettronica” redatta secondo le istruzione della Agenzia delle Entrate;
  • Qualora ne ricorrano le condizioni, inserire manualmente tutti i dati contrassegnati come obbligatori e, qualora ritenuto opportuno, i dati facoltativi seguendo attentamente le indicazioni e i messaggi di indirizzo/errore. La valorizzazione del campo “Codice fiscale” è obbligatoria solo se il terzo intermediario non è titolare di partita I.V.A.; viceversa, la valorizzazione del campo “Partita I.V.A.” è obbligatoria se il terzo intermediario è titolare di partita I.V.A.. ATTENZIONE, IL PROGRAMMA ACCETTA SOLO SOGGETTI TERZI INTERMEDIARI RESIDENTI IN ITALIA;
  • Cliccare sui pulsanti contrassegnati con i simboli del “Mondo” per verificare on-line rispettivamente il codice fiscale, la partita I.V.A. o il codice EORI (Economic Operator Registration and Identification) del terzo intermediario;
  • Qualora siano stati già inseriti nel formato “Impostazioni”, cliccare sul menu/pulsante a comparsa “Utilizza dati di default terzo intermediario” per riutilizzare i dati di default del terzo intermediario incaricato della emissione dei Documenti in formato elettronico XML per conto dell’utente (cedente/prestatore);
  • Cliccare sul menu/pulsante a comparsa “Elimina dati terzo intermediario” per eliminare tutti i dati del terzo intermediario incaricato della emissione dei Documenti in formato elettronico XML per conto dell’utente (cedente/prestatore) e di seguito, all’apertura della finestra di dialogo, cliccare pulsante “OK” o sul pulsante “Annulla” per confermare o annullare l’operazione;
  • Qualora del caso, cliccare sul campo/elenco a discesa “Soggetto emittente” per specificare se i Documenti in formato elettronico XML sono emessi per conto dell’utente (cedente/prestatore) da un soggetto diverso, ovvero dal Cliente (cessionario/committente) oppure da un terzo.
4.1.3 Gestione dei dati relativi al cedente/prestatore

Dal formato “Documenti”:

  • Cliccare sul menu/pulsante “Modulo fatturazione elettronica”;

All’apertura della sub-finestra a popover:

  • Cliccare sul pulsante/etichetta “Cedente/Prestatore”;

All’apertura della scheda:

  • Cliccare sul menu/pulsante “Guida” per visualizzare on-line la “Guida sull’utilizzo del modulo di fattura elettronica” redatta secondo le istruzione della Agenzia delle Entrate;
  • Completare (se proposto) l’inserimento dei dati contrassegnati come obbligatori e, qualora non risultino già valorizzati e ritenuto opportuno, dei dati pertinenti (ovvero che in alcuni casi potrebbe essere necessario valorizzare) e/o facoltativi seguendo attentamente le indicazioni e i messaggi di indirizzo/errore. ATTENZIONE, IN CASO DI EMISSIONE DI UNA AUTOFATTURA (TD20-CC) IN NOME DI UN SOGGETTO (CLIENTE/FORNITORE) NON RESIDENTE MA IDENTIFICATO IN ITALIA MEDIANTE STABILE ORGANIZZAZIONE O RAPPRESENTANTE FISCALE I RELATIVI DATI IMMESSI IN FASE DI MODIFICA DEL CEDENTE/PRESTATORE NON VENGONO VISUALIZZATI SULLA SCHEDA OMONIMA MA SONO COMUNQUE INTRODOTTI NEL TRACCIATO DEL DOCUMENTO IN FORMATO ELETTRONICO XML;
  • Cliccare sul pulsante contrassegnato con il simbolo del “Mondo” per verificare on-line il codice EORI (Economic Operator Registration and Identification) del cedente/prestatore;
  • Qualora richiesto dal destinatario del Documento, inserire il codice identificativo del cedente/prestatore ai fini amministrativi/contabili;
  • Qualora sia stato già creato un Documento e si renda necessario procedere – dal formato “Impostazioni” – alla modifica e/o integrazione dei dati di default dell’utenza di lavoro, ad avvenuto completamento dell’operazione tornare al formato “Documenti” e di seguito dal “Modulo fatturazione elettronica” > “Cedente/Prestatore” cliccare sul menu/pulsante “Aggiorna/Ripristina dati cedente/prestatore” per aggiornare o ripristinare i dati del cedente/prestatore con i dati di default dell’utenza di lavoro preimpostati sul formato “Impostazioni”. DETTA PROCEDURA HA EFFETTO SOLO SUL DOCUMENTO SELEZIONATO NONCHE’ SULLA RELATIVA INTESTAZIONE DI STAMPA CARTACEA.

4.1.4 Gestione dei dati relativi al cessionario/committente

Dal formato “Documenti“:

  • Cliccare sul menu/pulsante “Modulo fatturazione elettronica”:

All’apertura della sub-finestra a popover:

  • Cliccare sul pulsante/etichetta “Cessionario/Committente”;

All’apertura della scheda:

  • Cliccare sul menu/pulsante “Guida” per visualizzare on-line la “Guida sull’utilizzo del modulo di fattura elettronica” redatta secondo le istruzione della Agenzia delle Entrate;
  • Completare (se proposto) l’inserimento dei dati contrassegnati come obbligatori e, qualora non risultino già valorizzati e ritenuto opportuno, dei dati pertinenti (ovvero che in alcuni casi potrebbe essere necessario valorizzare) e/o facoltativi seguendo attentamente le indicazioni e i messaggi di indirizzo/errore;
  • Cliccare sul pulsante contrassegnato con il simbolo del “Mondo” per verificare on-line il codice EORI (Economic Operator Registration and Identification) del cessionario/committente.

4.1.5 Gestione dei dati generali relativi a un Documento

Dal formato “Documenti“:

  • Cliccare sul menu/pulsante “Modulo fatturazione elettronica”;

All’apertura della sub-finestra a popover:

  • Cliccare sul pulsante/etichetta “Dati generali”;

All’apertura della scheda:

  • Cliccare sul menu/pulsante “Guida” per visualizzare on-line la “Guida sull’utilizzo del modulo di fattura elettronica” redatta secondo le istruzione della Agenzia delle Entrate;
  • Completare (se proposto) l’inserimento dei dati contrassegnati come obbligatori e, qualora non risultino già valorizzati e ritenuto opportuno, dei dati pertinenti (ovvero che in alcuni casi potrebbe essere necessario valorizzare) e/o facoltativi seguendo attentamente le indicazioni e i messaggi di indirizzo/errore;
  • Cliccare sul pulsante a comparsa contrassegnato con il simbolo della “Matita” per modificare il codice riferito alla tipologia del Documento in emissione – secondo le specifiche previste dal Sistema di Interscambio;
  • Cliccare sul pulsante a comparsa contrassegnato con il simbolo della “Matita” per modificare l’opzione “Art. 73 DPR 633/72” e si vuole evidenziare (o meno) che il Documento selezionato è stato emesso secondo le modalità e termini stabiliti con Decreto Ministeriale ai sensi dell’art. 73 del D.P.R. 633/72; ciò consente al cedente/prestatore l’emissione nello stesso anno di più Documenti con stessa numerazione.

4.1.6 Creazione o aggiornamento dei dati di un Documento in formato elettronico XML

Dal formato “Documenti“:

  • Cliccare sul menu/pulsante “Modulo fatturazione elettronica”;

All’apertura della sub-finestra a popover:

  • Cliccare sul pulsante/etichetta “File XML”;

All’apertura della scheda:

  • Cliccare sul menu/pulsante “Crea file XML” e di seguito, all’apertura della finestra di dialogo, cliccare sul pulsante “OK” o sul pulsante “Annulla” per confermare o annullare l’operazione. Prima di procedere alla creazione del file in formato elettronico XML relativo al documento selezionato è necessario inserire tutti i dati contrassegnati come obbligatori. ATTENZIONE, UNA VOLTA CREATO IL DOCUMENTO IN FORMATO ELETTRONICO XML NON E PIU’ POSSIBILE MODIFICARE NE’ IL NUMERO PROGRESSIVO DI INVIO, NE’ IL CODICE FISCALE DEL TRASMITTENTE NE’ IL PROGRESSIVO UNIVOCO DEL FILE XML. IL PROGRAMMA EFFETTUA IN AUTOMATICO TUTTI I CONTROLLI PREVISTI DAL SISTEMA DI INTERSCAMBIO GESTITO DALLA AGENZIA DELLE ENTRATE SULLA VALORIZZAZIONE DEI CAMPI, OBBLIGATORI E NON, AD ECCEZIONE DI QUELLI RELATIVI AL CORRETTO INSERIMENTO DEI CODICI FISCALI O PARTITE I.V.A. NONCHE’ DEL CODICE DI IDENTIFICAZIONE O PEC DEL DESTINATARIO. IL FILE XML COMPRENSIVO DEGLI EVENTUALI ALLEGATI CODIFICATI AL SUO INTERNO NON DEVE SUPERARE IL LIMITE DIMENSIONALE DI 5 MEGABYTE;
  • A seguito della creazione del file XML, qualora siano state apportate modifiche ai dati del Documento in emissione, cliccare sul menu/pulsante a comparsa “Aggiorna file XML” per aggiornate il relativo tracciato in formato elettronico XML e di seguito, all’apertura della finestra di dialogo, cliccare sul pulsante “OK” o sul pulsante “Annulla” per confermare o annullare l’operazione. Attenzione, i vecchi file XML creati con le precedenti versioni del software verranno sovrascritti secondo le ultime specifiche dettate dal Sistema di Interscambio.
4.1.7 Gestione dei dati relativi alla trasmissione del file di un Documento in formato elettronico XML

Dal formato “Documenti“:

  • Cliccare sul menu/pulsante “Modulo fatturazione elettronica”;

All’apertura della sub-finestra a popover:

  • Cliccare sul pulsante/etichetta “File XML”;

All’apertura della scheda:

  • Cliccare sul menu/pulsante “Guida” per visualizzare on-line la “Guida sull’utilizzo del modulo di fattura elettronica” redatta secondo le istruzione della Agenzia delle Entrate;
  • Il campo “Progressivo univoco file XML” visualizza il progressivo univoco del file XML associato al Documento in formato elettronico da emettere o già emesso. Secondo le disposizioni dettate dal Sistema di Interscambio gestito dalla Agenzia delle Entrate il progressivo univoco del file XML ha il solo scopo di differenziare il nome dei file trasmessi al SdI da parte del medesimo soggetto, che qualora presentino lo stesso progressivo univoco di un file precedentemente inviato vengono automaticamente scartati; questo non deve superare i cinque caratteri alfa-numerici – con valori ammessi [a-z], [A-Z], [0-9], non deve necessariamente seguire una stretta progressività e può presentare anche stili di numerazione differenti. Al momento della creazione del progressivo invio (solo numerico) di un Documento in formato elettronico XML – VEDASI PARAGRAFO 4.1.1 – il programma crea in automatico anche il relativo progressivo univoco del file XML il quale compone gli ultimi cinque caratteri della nomenclatura del file stesso dopo il carattere underscore (“_XXXXX”). Il progressivo univoco del file XML non ha nessuna relazione diretta con il progressivo invio del Documento e tanto meno con la numerazione progressiva – ex D.P.R. 633/72 e s.m. – attribuita al Documento stesso. Qualora il progressivo invio di un Documento sia ≤ “99999” il progressivo univoco del file XML sarà pari alle prime cinque cifre – da destra – del progressivo invio (esempio: progressivo invio del Documento = “98” – progressivo univoco del file XML = “00098”); diversamente, qualora il progressivo invio del Documento sia > “99999” il progressivo univoco del file XML sarà di tipo alfa-numerico, ovvero composto da caratteri – solo maiuscoli – e numeri estratti a sorteggio (esempio: progressivo invio del documento = “102031” – progressivo univoco del file XML = “SY15U”). ATTENZIONE, QUALORA SIANO GIA’ STATI TRASMESSI DOCUMENTI IN FORMATO ELETTRONICO XML AL SISTEMA DI INTERSCAMBIO GESTITO DALLA AGENZIA DELLE ENTRATE RELATIVI ALLA UTENZA DI LAVORO IN USO (IN MANIERA AUTONOMA, UTILIZZANDO ALTRI PROGRAMMI, O PER OPERA DI INTERMEDIARI, CONSULENTI FISCALI, ECC.), PRIMA DI PROCEDERE AD UNA NUOVA TRASMISSIONE DI UN DOCUMENTO IN FORMATO ELETTRONICO XML, E’ NECESSARIO ALLINEARE IL PROGRESSIVO DI INVIO ED IL RELATIVO PROGRESSIVO UNIVOCO DEL FILE XML CON L’ULTIMO RISULTANTE AL SDI – VEDASI PARAGRAFO 4.1.1; OVVERO, SE L’ULTIMO PROGRESSIVO INVIO RISULTANTE AL SDI E’ PARI A “87” E IL RELATIVO PROGRESSIVO UNIVOCO DI INVIO DEL FILE XML E’ PARI A “00087” IL NUOVO PROGRESSIVO DI INVIO DA IMMETTERE DOVRA’ ESSERE UGUALE O SUPERIORE A “88”, AL QUALE IL PROGRAMMA ASSOCERA’ – IN MANIERA AUTOMATIZZATA – UN PROGRESSIVO UNIVOCO DEL FILE XML UGUALE O SUPERIORE A “00088” (O, QUALORA IL NUOVO PROGRESSIVO DI INVIO SIA > “99999”, UN PROGRESSIVO UNIVOCO DEL FILE XML DI TIPO ALFA-NUMERICO);
  • Il campo “Nomenclatura file XML” visualizza per esteso la nomenclatura che assume il file XML da inviare al Sistema di Interscambio gestito dalla Agenzia delle Entrate (previa apposizione di firma elettronica qualificata, qualora obbligatoria) composta da “Codice paese” (espresso secondo lo standard ISO 3166-1 alpha-2 code), “Identificativo univoco del soggetto trasmittente” (codice fiscale nel caso di soggetto trasmittente residente in Italia (IT), identificativo proprio del paese di appartenenza nel caso di soggetto trasmittente residente all’estero) e “Progressivo univoco del file”. Il separatore tra il secondo ed il terzo elemento del nome file è il carattere underscore (“_”), codice ASCII 95. (Esempio: ITAAABBB99T99X999W_00001.xml o IT99999999999_00001.xml). ATTENZIONE, LA NOMENCLATURA DEL FILE XML, COSI’ COME DESCRITTA, DEVE ESSERE MANTENUTA NELLA FASE DI INOLTRO AL SISTEMA DI INTERSCAMBIO. OGNI FILE XML INVIATO AL SISTEMA DI INTERSCAMBIO DEVE AVERE UNA NOMENCLATURA DIVERSA DA QUALSIASI ALTRO FILE INVIATO IN PRECEDENZA (OSSIA CON PROGRESSIVO UNIVOCO);
  • Cliccare sul pulsante contrassegnato con il simbolo dei “Quadrati sovrapposti” posto a fianco del campo “Nomenclatura file XML” per copiare la nomenclatura del file XML relativo al Documento selezionato, utile per effettuare la ricerca del file sul terminale (computer) in uso;
  • Dopo aver creato il file in formato elettronico XML relativo al Documento selezionato (VEDASI PARAGRAFO 4.1.6), il programma abilita il campo a comparsa “Data trasmissione”. La data di trasmissione del documento al Sistema di Interscambio è inserita in automatico dal programma al momento del salvataggio del file XML sul computer (VEDASI PARAGRAFO 4.1.11) o del salvataggio del file XML come allegato da inviare in automatico tramite PEC al SdI (VEDASI PARAGRAFO 4.1.13). A seguito della valorizzazione del campo “Data trasmissione” nessun dato del Documento selezionato potrà più subire modifiche, salvo che non venga eliminata la data di trasmissione;
  • A seguito della valorizzazione o modifica (manuale o automatizzata) del campo “Data di trasmissione” del Documento selezionato il programma imposta in automatico il campo a comparsa “Esito trasmissione” con il valore “In attesa”. Ad avvenuta conferma della accettazione da parte del Sistema di Interscambio dell’invio del file in formato elettronico XML, cliccare sul campo a comparsa “Esito trasmissione” e selezionare il valore “Accettato”;
  • Qualora si renda necessario procedere alla modifica del campo “Data di trasmissione” del Documento selezionato, cliccare sul pulsante a comparsa contrassegnato con il simbolo della “Matita” e di seguito, all’apertura della finestra di dialogo, cliccare sul pulsante “OK” o sul pulsante “Annulla” per confermare o annullare l’operazione;
  • Analogamente, qualora si renda necessario procedere alla eliminazione della “Data di trasmissione” del Documento selezionato al fine di riabilitare la modifica dei dati, cliccare sul pulsante contrassegnato con il simbolo della “Cestino” e di seguito, all’apertura della finestra di dialogo, cliccare sul pulsante “OK” o sul pulsante “Annulla” per confermare o annullare l’operazione;
  • Nella sezione “ESTREMI DEI FILE XML SCARTATI DAL SISTEMA DI INTERSCAMBIO O RIFIUTATI DALLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE” il programma consente di memorizzare fino ad un massimo di cinque estremi dei documenti in formato XML relativi al Documento selezionato scartati dal Sistema di Interscambio o rifiutati dalla Pubblica amministrazione (ovvero, “Nomenclatura file XML”, “Data trasmissione” e “Esito trasmissione”) – PER LA PROCEDURA DI MEMORIZZAZIONE VEDASI PARAGRAFO 4.1.10;
  • Cliccare sul pulsante contrassegnato con il simbolo del “Cestino” per eliminare uno degli estremi dei file XML scartati dal Sistema di intercambio o rifiutati dalla Pubblica amministrazione e di seguito, all’apertura della finestra di dialogo, cliccare sul pulsante “OK” o sul pulsante “Annulla” per confermare o annullare l’operazione;
  • Qualora il progressivo univoco (solo numerico) del file XML relativo al Documento selezionato abbia superato il valore di “99999” e perciò sia di tipo alfa-numerico, ovvero composto da caratteri – solo maiuscoli – e numeri estratti a sorteggio, in caso di duplicati fortuiti generati in automatico dal programma, cliccare sul pulsante a comparsa contrassegnato con il simbolo delle “Frecce disposte in circolo” posto a fianco del campo “Progressivo univoco file XML” per generare in automatico un nuovo progressivo univoco del file XML relativo al Documento selezionato.
4.1.8 Gestione dei file da trasmettere in allegato a un Documento in formato elettronico XML

Dal formato “Documenti”:

  • Cliccare sul menu/pulsante “Modulo fatturazione elettronica”;

All’apertura della sub-finestra a popover:

  • Dopo aver creato il file in formato elettronico XML relativo al Documento in emissione, cliccare sul pulsante/etichetta “Allegati”;

All’apertura della scheda:

  • Cliccare sul menu/pulsante “Guida” per visualizzare on-line la “Guida sull’utilizzo del modulo di fattura elettronica” redatta secondo le istruzione della Agenzia delle Entrate;
  • Cliccare sul menu/pulsante “Importa allegato” e di seguito, all’apertura della finestra di dialogo, selezionare un file da trasmettere in forma codificata “Base64Binary [RFC 2045]” all’interno del tracciato in formato elettronico XML relativo al Documento in emissione e cliccare sul pulsante “Apri/Inserisci” o sul pulsante “Annulla” per confermare o annullare l’operazione. E’ possibile allegare file ad un Documento in formato elettronico XML da trasmettere al Sistema di Interscambio solo nei seguenti formati: “pdf, doc, docx, xls, xlsx, tiff, jpg, bmp, png, xml, txt”. Il contenuto dei file è demandato agli accordi tra il destinatario del Documento e il cedente/prestatore. ATTENZIONE, PRIMA DI IMPORTARE UN FILE DA TRASMETTERE IN ALLEGATO A UN DOCUMENTO E’ NECESSARIO CREARE IL RELATIVO FILE IN FORMATO ELETTRONICO XML. GLI ALLEGATI AL DOCUMENTO SONO AUTOMATICAMENTE CODIFICATI UTILIZZANDO L’ALGORITMO “BASE64BINARY [RFC 2045]” ED INSERITI DAL PROGRAMMA NEL TRACCIATO DEL FILE XML. NESSUN ULTERIORE FILE DEVE ESSERE INVIATO AL SISTEMA DI INTERSCAMBIO UNITAMENTE AL FILE XML. IL FILE DI UN DOCUMENTO IN FORMATO ELETTRONICO XML COMPRENSIVO DEGLI EVENTUALI ALLEGATI CODIFICATI AL SUO INTERNO NON DEVE SUPERARE IL LIMITE DIMENSIONALE DI 5 MEGABYTE. IL PROGRAMMA CONSENTE L’IMPORTAZIONE DI ALLEGATI DI DIMENSIONE MASSIMA PARI A 3,65 MEGABYTE;
  • Completare (se proposto) l’inserimento dei dati contrassegnati come obbligatori e, qualora ritenuto opportuno, dei dati pertinenti (ovvero che in alcuni casi potrebbe essere necessario valorizzare) e/o facoltativi seguendo attentamente le indicazioni e i messaggi di indirizzo/errore;
  • Qualora sia stato già importato un allegato, cliccare sul menu/pulsante a comparsa “Sostituisci allegato” per sostituire (seguendo le procedure di cui sopra) il file da trasmettere in allegato al Documento selezionato in formato elettronico XML;
  • Qualora sia stato già importato un allegato, cliccare sul pulsante a comparsa contrassegnato con il simbolo della “Macchina fotografica” (posto nella sezione “VISUALIZZAZIONE FILE ALLEGATI”) per aprire e visualizzare il file da trasmettere in allegato al Documento selezionato in formato elettronico XML. Il pulsante risulta attivo solo dopo aver importato un file da trasmettere in allegato;
  • Qualora sia stato già importato un allegato, cliccare sul menu/pulsante a comparsa “Elimina allegato” per eliminare il file allegato in forma codificata “Base64Binary [RFC 2045]” all’interno del tracciato in formato elettronico XML del Documento selezionato e di seguito, all’apertura della finestra di dialogo, cliccare sul pulsante “OK” o sul pulsante “Annulla” per confermare o annullare l’operazione.

4.1.9 Visualizzazione sul web browser della anteprima di stampa di un Documento in formato elettronico XML

Dal formato “Documenti“:

  • Cliccare sul menu/pulsante “Modulo fatturazione elettronica”;

All’apertura della sub-finestra a popover:

  • Cliccare sul pulsante/etichetta “File XML”;

All’apertura della scheda:

  • Qualora vengano rilevate problematiche o malfunzionamenti dei fogli di stile XSL utilizzati per la visualizzazione dell’anteprima di stampa sul web browser dei documenti in formato elettronico XML cliccare sul menu pulsante “Fogli di stile” per procedere all’aggiornamento on-line (VEDASI CAPITOLO 1 – PARAGRAFO 1.7.16);
  • Cliccare sul menu/elenco a discesa posto a fianco del menu pulsante “Foglio di stile” per selezionare/modificare il formato di visualizzazione di default dell’anteprima di stampa dei Documenti in formato elettronico XML: foglio di stile “Ministeriale” o foglio di stile “AssoSoftware”;
  • Dopo aver creato un Documento in formato elettronico XML, cliccare sul pulsante a comparsa contrassegnato con il simbolo della “Macchina fotografica” (posto nella sezione “VISUALIZZAZIONE, SALVATAGGIO E INVIO FILE XML”) per visualizzare sul web browser predefinito l’anteprima di stampa del file XML; la visualizzazione è relativa all’ultimo file XML creato. Il pulsante risulta attivo solo dopo aver creato un Documento in formato elettronico XML. Qualora siano state apportate modifiche a un Documento per poter visualizzare il file XML aggiornato è necessario procedere all’aggiornamento dei suoi dati cliccando sul menu/pulsante a comparsa “Aggiorna file XML” (VEDASI PARAGRAFO 4.1.6). E’ possibile apportare modifiche ai dati di un Documento anche se è già stato creato il relativo file in formato elettronico XML a condizione che non sia stato ancora valorizzato il campo “Data trasmissione”. Diversamente, per poter procedere alla modifica dei dati del Documento selezionato è sufficiente eliminare la data di trasmissione (VEDASI PARAGRAFO 4.1.7) che sarà nuovamente inserita in automatico dal programma al momento del salvataggio del file XML sul computer (VEDASI PARAGRAFO 4.1.11) o del salvataggio del file XML come allegato da inviare in automatico tramite PEC al SdI (VEDASI PARAGRAFO 4.1.13). ATTENZIONE, PER UNA CORRETTA VISUALIZZAZIONE DELL’ANTEPRIMA DI STAMPA SU TUTTI I WEB BROWSER DISPONIBILI SUL MERCATO I FILE XML VENGONO AUTOMATICAMENTE CONVERTITI DAL PROGRAMMA IN FORMATO HTML CON RELATIVO FOGLIO DI STILE;
  • Per effettuare una stampa completa di un Documento emesso in formato elettronico XML conforme allo schema “Ministeriale” proposto dal Sistema di Interscambio gestito dalla Agenzia delle Entrate o allo schema proposto da “AssoSoftware”, all’apertura del Documento tramite il web browser predefinito cliccare sul comando “Stampa” gestibile anche attraverso il tasto destro del mouse.

4.1.10 Eliminazione di un Documento in formato elettronico XML

Dal formato “Documenti“:

  • Cliccare sul menu/pulsante “Modulo fatturazione elettronica”;

All’apertura della sub-finestra a popover:

  • Cliccare sul pulsante/etichetta “File XML”;

All’apertura della scheda:

  • Qualora sia stato già creato un Documento in formato elettronico XML ma non sia ancora stato tramesso al Sistema di intercambio, cliccare sul menu/pulsante a comparsa “Elimina file XML” e di seguito, all’apertura della finestra di dialogo, cliccare sul pulsante “OK” o sul pulsante “Annulla” per confermare o annullare l’operazione. ATTENZIONE, SE VIENE ELIMINATO UN DOCUMENTO IN FORMATO ELETTRONICO XML VENGONO AUTOMATICAMENTE ELIMINATI ANCHE GLI EVENTUALI FILE IMPORTATI COME ALLEGATI. IN OGNI CASO, L’ELIMINAZIONE DEL FILE XML NON HA ALCUNA INFLUENZA SUI DATI DEL DOCUMENTO GIA’ CREATO;
  • Diversamente, qualora sia stato già creato un Documento in formato elettronico XML e sia stato già tramesso al Sistema di intercambio – o comunque sia stata predisposta la trasmissione e perciò valorizzato il campo la “Data trasmissione”, cliccare sul menu/pulsante a comparsa “Elimina file XML” e di seguito, all’apertura della finestra di dialogo, cliccare nell’ordine sul pulsante “Memorizza”, per memorizzare i suoi estremi (ovvero, “Nomenclatura file XML”, “Data trasmissione” e “Esito trasmissione”) come file XML scartato dal Sistema di Interscambio o rifiutato dalla Pubblica amministrazione, sul pulsante “Elimina” per eliminare definitivamente ogni traccia del file XML (ivi compresi gli eventuali file allegati) o sul pulsante “Annulla” per annullare l’operazione. ATTENZIONE, IL PROGRAMMA CONSENTE DI MEMORIZZARE FINO AD UN MASSIMO DI CINQUE ESTREMI DEI DOCUMENTI IN FORMATO XML RELATIVI AL DOCUMENTO SELEZIONATO SCARTATI DAL SISTEMA DI INTERSCAMBIO O RIFIUTATI DALLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE;
  • Cliccare sul pulsante contrassegnato con il simbolo del “Cestino” per eliminare uno degli estremi dei file XML scartati dal Sistema di intercambio o rifiutati dalla Pubblica amministrazione e di seguito, all’apertura della finestra di dialogo, cliccare sul pulsante “OK” o sul pulsante “Annulla” per confermare o annullare l’operazione.

4.1.11 Salvataggio sul computer in uso di un Documento in formato elettronico XML da inviare al Sistema di Interscambio gestito dalla Agenzia delle Entrate

Il salvataggio di un Documento in formato elettronico XML sul computer in uso può rendersi necessario per:

  • apporre la firma digitale sul file XML, sempre obbligatoria nel caso in cui il destinatario del Documento sia una Pubblica amministrazione (o parificato), e inviarlo successivamente tramite PEC o procedura WEB;
  • oppure, inviarlo tramite procedura WEB senza apporre la firma digitale;

(VEDASI PARAGRAFI SUCCESSIVI).

All’interno della cartella “Documenti/PRATICO SOFTWARE/AppFattPro”, oltre alla cartella “Archivi” e relative sotto cartelle contenenti tutti i file dati delle utenze di lavoro, qualora siano stati creati Documenti in formato elettronico XML, il software registra in automatico le seguenti ulteriori due cartelle:

  1. la cartella “Invio file XML” – che contiene le sotto cartelle “Identificativo utenza/Annualità di fatturazione/Fatture emesse” – utile per la registrazione/conservazione dei Documenti in formato elettronico XML da inviare/inviati al Sistema di Interscambio gestito dalla Agenzia delle Entrate;
  2. la cartella “Notifiche invio file XML” – che contiene le sotto cartelle “Identificativo utenza/Annualità di fatturazione/Fatture emesse” – utile per la registrazione e conservazione delle notifiche ricevute dal Sistema di Interscambio gestito dalla Agenzia delle Entrate relative alla trasmissione dei Documenti in formato elettronico XML.

Come già specificato al CAPITOLO 1 – PARAGRAFO 1.5 riguardo alla cartella “Archivi” e relative sotto cartelle, le due cartelle di cui sopra e relative sotto cartelle non devono essere eliminate, spostate o rinominate. Diversamente, i file che vengono registrati al loro interno, in automatico dal programma o manualmente dall’utente, possono essere eliminati e/o rinominati in quanto non necessari ad un corretto funzionamento del programma/software. Ciò detto, dal formato “Documenti“:

  • Cliccare sul menu/pulsante “Modulo fatturazione elettronica”;

All’apertura della sub-finestra a popover:

  • Cliccare sul pulsante/etichetta “File XML”;

All’apertura della scheda:

  • Qualora sia stato già creato un Documento in formato elettronico XML, cliccare sul pulsante contrassegnato con il simbolo del “Floppy disk” (posto nella sezione “VISUALIZZAZIONE, SALVATAGGIO E INVIO FILE XML”). Al momento del salvataggio del file XML il campo “Data trasmissione”, qualora non risulti già valorizzato, è impostato in automatico dal programma con la data odierna e il campo a comparsa “Esito trasmissione” è impostato con il valore “In attesa”. A seguito del salvataggio del file XML, nessun dato del Documento emesso potrà più subire modifiche salvo che non venga eliminata la data di trasmissione (VEDASI PARAGRAFO 4.1.7);

All’apertura della finestra di dialogo, il programma propone il salvataggio del Documento in formato elettronico XML in due distinte posizioni:

  • Cliccare sul pulsante “A scelta” se si intende salvare il Documento in formato elettronico XML in un percorso a scelta del computer in uso e di seguito, all’apertura della successiva finestra di dialogo, selezionare un percorso dell’HD del terminale in uso dove salvare il Documento (preferibilmente il desktop) e cliccare sul pulsante “OK” o sul pulsante “Annulla” per confermare o annullare l’operazione;
  • Diversamente, cliccare sul pulsante “Documenti” se si intende salvare il Documento in formato elettronico XML nella cartella “Documenti” (posizione consigliata) con il seguente percorso finale: “Documenti/PRATICO SOFTWARE/AppFattPro/Invio file XML/Identificativo utenza/Annualità di fatturazione/Fatture emesse”;
  • Cliccare sul pulsante “Annulla” per annullare l’operazione.

ATTENZIONE, LA NOMENCLATURA DEL FILE PRODOTTO IN FORMATO ELETTRONICO XML (DEL TIPO “ITAAABBB99T99X999W_00001.xml” O “IT99999999999_00001.xml”) NON DEVE ESSERE MODIFICATA E DEVE ESSERE MANTENUTA TALE NELLA FASE DI INOLTRO AL SISTEMA DI INTERSCAMBIO. OGNI FILE XML INVIATO AL SISTEMA DI INTERSCAMBIO DEVE AVERE UNA NOMENCLATURA DIVERSA DA QUALSIASI ALTRO FILE INVIATO IN PRECEDENZA (OSSIA CON PROGRESSIVO UNIVOCO).

4.1.12 Firma di un Documento in formato elettronico XML da inviare al Sistema di Interscambio gestito dalla Agenzia delle Entrate

Ai sensi e per gli effetti di cui al D.M. 55 del 3 aprile 2013, ogni Documento in formato elettronico XML da trasmettere al Sistema di Interscambio gestito dalla Agenzia delle Entrate indirizzato ad una Pubblica amministrazione (o parificato) deve essere firmato dal soggetto che lo emette tramite un certificato di firma qualificata.

Diversamente, ai sensi e per gli effetti di cui al Provvedimento n. 89757/2018 della Agenzia delle Entrate, per quanto ai Documenti in formato elettronico XML da trasmettere al Sistema di Interscambio indirizzati a soggetti privati l’apposizione della firma digitale è facoltativa, ovvero a discrezione del soggetto emittente. In ogni caso, secondo i chiarimenti forniti dalla Agenzia delle Entrate, in ossequio al disposto di cui all’art. 21, comma 3, del D.P.R. 633/72, al fine di garantire l’autenticità dell’origine, l’integrità del contenuto e la leggibilità dei Documenti in formato elettronico XML dal momento della loro emissione fino al termine del loro periodo di conservazione è consigliato apporre la firma digitale.

Ciò detto, per salvare un Documento in formato elettronico XML sul computer in uso ed apporre la firma digitale prima dell’invio al Sistema di Interscambio tramite PEC o procedura WEB vedasi quanto riportato al PARAGRAFO 4.1.11.

Il Sistema di Interscambio ammette i seguenti formati di firma:

  1. CadES-BES (CMS Advanced Electronic Signatures) con struttura aderente alla specifica pubblica ETSI TS 101 733 V1.7.4, così come previsto dalla normativa in materia a partire dal 1 settembre 2010;
  2. XadES-BES (XML Advanced Electronic Signatures), con struttura aderente alla specifica pubblica ETSI TS 101 903 versione 1.4.1, così come previsto dalla normativa in materia a partire dal 1 settembre 2010. L’unica modalità accettata per questo tipo di firma è quella “enveloped”. Inoltre la firma XAdES deve presentare gli element Reference con URI=“” oppure con URI=“#iddoc” dove iddoc indica l’identificativo del documento da firmare: non è possibile quindi omettere l’attributo URI all’interno degli elementi Reference.

Per i soli Documenti in formato elettronico XML da trasmettere al Sistema di Interscambio indirizzati a soggetti privati è possibile utilizzare la firma digitale in formato CAdES con certificato di firma elettronica rilasciato dall’Agenzia delle Entrate (certificato “Entratel” ottenuto dall’Agenzia delle Entrate e utilizzato sui propri sistemi ovvero sul proprio PC attraverso Desktop telematico o Entratel Multifile).

In base al formato di firma elettronica certificata adottato, l’estensione del file XML firmato assume il valore “.xml.p7m” (per la firma CAdES-BES) oppure “.xml” (per la firma XadES-BES); ad esempio: “IT99999999999_00001.xml.p7m” o “IT99999999999_00001.xml”.

Attenzione, qualora in fase di firma di un file XML nel formato CAdES-BES “enveloped” il sistema utilizzato apponga al file firmato una ulteriore dicitura del tipo “-signed” (esempio: “IT99999999999_00001-signed.xml”) o similare, allo scopo di differenziarlo dal file originale non firmato, prima di procedere con l’invio del file firmato al Sistema di Interscambio, eliminare la suddetta dicitura supplementare (del tipo “-signed”) per ripristinare la nomenclatura originale (ovvero: “IT99999999999_00001.xml”).

Il software utilizzato per apporre la firma digitale deve essere in grado di valorizzare il parametro “signing time” – che riporta la data e l’ora – ed anche la “time zone” e che assume il significato di riferimento temporale. Non è invece richiesta l’apposizione della marca temporale.

4.1.13 Invio automatizzato di un Documento in formato elettronico XML al Sistema di Interscambio gestito dalla Agenzia delle Entrate tramite PEC

L’invio dei Documenti in formato elettronico XML Sistema di Interscambio tramite PEC è possibile per i soggetti forniti di una casella di Posta Elettronica Certificata. L’utilizzo del canale PEC è molto veloce e non presuppone alcun tipo di accreditamento preventivo presso l’Agenzia delle Entrate.

I file XML, qualora del caso debitamente firmati con certificato di firma qualificata, devono essere spediti come allegati ad un messaggio di PEC. Un unico messaggio può contenere anche diversi file XML allegati.

ATTENZIONE, IL MESSAGGIO, COMPRENSIVO DEGLI ALLEGATI, NON DEVE SUPERARE LA DIMENSIONE DI 30 MEGABYTE. SE TALE LIMITE DIMENSIONALE NON VIENE RISPETTATO NON E’ GARANTITO IL BUON ESITO DELLA TRASMISSIONE. IL SINGOLO FILE FATTURA (FATTURA O LOTTO DI FATTURE) NON DEVE SUPERARE LA DIMENSIONE DI 5 MEGABYTE.

L’indirizzo di PEC a cui destinare i file XML è il seguente: “sdi01@pec.fatturapa.it”; detto indirizzo deve essere utilizzato solo per il primo invio.

Il soggetto che utilizza il canale Posta Elettronica Certificata riceverà, sulla casella di PEC da cui ha effettuato la trasmissione, i file messaggio prodotti dal Sistema di Interscambio relativi al proprio invio:

  • notifica di errore;
  • ricevuta di consegna;
  • ricevuta di mancata consegna, ecc..

Con il primo messaggio di risposta (notifica di errore, ricevuta di consegna, ricevuta di mancata consegna, ecc.) il Sistema di Interscambio comunica al soggetto trasmittente l’indirizzo di PEC che dovrà utilizzare per tutte le successive trasmissioni e che diverrà il canale di colloquio con il soggetto stesso nonché di relativa notifica.

Per una corretta e molto rapida visualizzazione sul web browser (con un semplice click) e stampa delle notifiche in formato XML ricevute dal Sistema di Interscambio tramite PEC (notifica di errore, ricevuta di consegna, ricevuta di mancata consegna, ecc.) si consiglia di utilizzare “Firefox” e di installare il componente aggiuntivo (o estensione) “Formatta fattura elettronica” rendendo Firefox come software predefinito per la lettura dei file XML. E’ possibile trovare istruzioni dettagliate sul sito “www.praticosoftware.com” alla seguente pagina: “https://www.praticosoftware.com/visualizzare-le-fatture-elettroniche-con-firefox/“.

Il programma consente di inviare al Sistema di Interscambio – in maniera automatizzata – Documenti in formato elettronico XML, in allegato ad un messaggio di PEC, con o senza firma digitale.

INVIO AUTOMATIZZATO DEI DOCUMENTI IN FORMATO ELETTRONICO XML SENZA FIRMA DIGITALE (SOLO SE DESTINATI A SOGGETTI PRIVATI)

Dal formato “Documenti“:

  • Cliccare sul menu/pulsante “Modulo fatturazione elettronica”;

All’apertura della sub-finestra a popover:

  • Cliccare sul pulsante/etichetta “File XML”;

All’apertura della scheda:

  • Dopo aver creato un Documento in formato elettronico XML, cliccare sul pulsante a comparsa contrassegnato con il simbolo della “Graffetta” (posto nella sezione “VISUALIZZAZIONE, SALVATAGGIO E INVIO FILE XML”) e di seguito, all’apertura della finestra di dialogo, cliccare sul pulsante “OK” o sul pulsante “Annulla” per confermare o annullare l’operazione. Il pulsante risulta attivo solo dopo aver creato un Documento in formato elettronico XML e solo se il destinatario è un soggetto privato e pertanto non sussiste l’obbligo di apporre la firma digitale sul Documento. Al momento del salvataggio del file XML come allegato da inviare tramite PEC al Sistema di Interscambio il campo “Data trasmissione”, qualora non risulti già valorizzato, è impostato in automatico dal programma con la data odierna e il campo a comparsa “Esito trasmissione” è impostato con il valore “In attesa”. A seguito del salvataggio del file XML, nessun dato del Documento emesso potrà più subire modifiche salvo che non venga eliminata la data di trasmissione (VEDASI PARAGRAFO 4.1.7);

Ad avvenuta conferma del salvataggio del file XML come allegato da inviare tramite PEC al Sistema di Interscambio, all’apertura del modulo “INVIO PEC SdI”, qualora non si sia già provveduto alla impostazione (una tantum) dei parametri di invio dei messaggi tramite PEC:

  • Cliccare sul pulsante “Settaggi PEC”;

All’apertura della schermata “SETTAGGIO PARAMETRI”:

  • Cliccare sul simbolo “Informazioni” per visualizzare le istruzioni dettagliate relative alla valorizzazione dei parametri;
  • Qualora già inseriti, cliccare sul menu/pulsante “Importa settaggi PEC ordinaria” per importare (se funzionale) i parametri di invio dei messaggi dalla PEC ordinaria (ossia dalla PEC normalmente utilizzata in ambito lavorativo). Diversamente, inserire tutti i dati contrassegnati come obbligatori seguendo attentamente le indicazioni e i messaggi di indirizzo/errore. ATTENZIONE, I PARAMETRI PER IL SETTAGGIO DELLA PEC SONO STATI FORNITI DAL GESTORE DI POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA AL MOMENTO DELL’APERTURA DELL’ACCOUNT. E’ POSSIBILE REPERIRE I DATI DEL “SERVER SMTP IN USCITA” E DELLA “PORTA SERVER” DIRETTAMENTE SUL SITO DEL GESTORE DI POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA O FACENDO UNA SEMPLICE RICERCA SU INTERNET;
  • Cliccare sul pulsante contrassegnato con il simbolo della ”Lente” per visualizzare in chiaro la password criptata;
  • Se del caso, cliccare sul pulsante “Elimina tutto” per eliminare tutti i parametri inseriti e di seguito, all’apertura della finestra di dialogo, cliccare sul pulsante “OK” o sul pulsante “Annulla” per confermare o annullare l’operazione;
  • Al termine dell’operazione, cliccare sul menu/pulsante “Test invio PEC” per verificare la correttezza dei settaggi ed effettuare un Test di invio di un messaggio al proprio indirizzo di Posta Elettronica Certificata; qualora vengano segnalati errori nella trasmissione del messaggio ricontrollare i dati inseriti e procedere con un nuovo Test di invio. Ad avvenuta conferma dell’invio del messaggio aprire la propria casella di Posta Elettronica Certificata e verificare nella cartella “Posta in arrivo” la presenza del seguente messaggio: “Test invio messaggio Posta Elettronica Certificata da software “AppFattPro””.

Al completamento delle operazioni di settaggio nonché di verifica del funzionamento della procedura di invio dei messaggi tramite PEC, cliccare sul pulsante “OK” per tornare alla schermata “INVIO DOCUMENTI XML TRAMITE PEC”:

  • Qualora non risulti già valorizzato, inserire (una tantum) l’indirizzo PEC del Sistema di Interscambio contrassegnato con “A” (campo obbligatorio). L’indirizzo di PEC a cui destinare i file XML è il seguente: “sdi01@pec.fatturapa.it”; detto indirizzo deve essere utilizzato solo per il primo invio. Con il primo messaggio di risposta (notifica di errore, ricevuta di consegna, ricevuta di mancata consegna, ecc.) il Sistema di Interscambio comunica al soggetto trasmittente l’indirizzo di PEC che dovrà utilizzare per tutte le successive trasmissioni e che diverrà il canale di colloquio con il soggetto stesso nonché di relativa notifica;
  • L’oggetto e il testo del messaggio sono valorizzati di default dal programma, a titolo di mero promemoria della trasmissione, e non possono essere editati. Detti dati non sono presi in considerazione dal Sistema di Interscambio in fase di ricezione del messaggio;
  • Se del caso, cliccare sul pulsante “Allega file XML” e di seguito, all’apertura della finestra di dialogo, selezionare un ulteriore Documento in formato elettronico XML precedentemente salvato sul computer in uso (ad esempio per apporre la firma digitale) da trasmettere in allegato al messaggio e cliccare sul pulsante “Apri/Inserisci” o sul pulsante “Annulla” per confermare o annullare l’operazione. PER QUANTO ALLA PROCEDURA DI SALVATAGGIO DEI FILE XML SUL COMPUTER IN USO E RELATIVA FIRMA DIGITALE VEDASI QUANTO RIPORTATO AI PARAGRAFI 4.1.11 E 4.1.12. Ripetere l’operazione per allegare ulteriori file XML. Il programma consente di allegare file con estensione .xml (firmati con firma digitale in formato XadES-BES oppure non firmati), file con estensione .p7m (firmati con firma digitale in formato CadES-BES) e file con estensione .zip. Per quanto al metodo di creazione nonché invio di file (allegati) con estensione .zip – ossia cartelle compresse contenenti più file XML (firmati o non), peraltro sconsigliata in quanto complessa e nel caso specifico non ritenuta necessaria, si rimanda alla consultazione delle istruzioni dettate dalla Agenzia delle Entrate sul sito “Fatture e Corrispettivi” o alla “Guida pratica – Fatturazione elettronica” disponibile sul sito “www.praticosoftware.com” al seguente link: https://www.praticosoftware.com/supporto/tutorial/appfattpro-tutorial/;
  • Cliccare sul pulsante contrassegnato con il simbolo della “Freccia rivolta verso il basso” per sostituire il file XML allegato selezionato e di seguito, all’apertura della finestra di dialogo, cliccare sul pulsante “OK” o sul pulsante “Annulla” per confermare o annullare l’operazione. Qualora venga confermata l’operazione, all’apertura della successiva finestra di dialogo selezionare un nuovo file XML e cliccare sul pulsante “Apri/Inserisci” o sul pulsante “Annulla” per confermare o annullare l’operazione;
  • Cliccare sul pulsante contrassegnato con il simbolo del “Floppy disk” per salvare il file XML allegato selezionato e di seguito, all’apertura della finestra di dialogo selezionare un percorso dell’HD del computer in uso (preferibilmente il desktop) e cliccare sul pulsante “Salva” o sul pulsante “Annulla” per confermare o annullare l’operazione;
  • Cliccare sul pulsante contrassegnato con il simbolo del “Cestino” per eliminare il file XML allegato selezionato e di seguito, all’apertura della finestra di dialogo, cliccare sul pulsante “OK” o sul pulsante “Annulla” per confermare o annullare l’operazione;
  • Cliccare sul pulsante “Invia” per inviare subito al Sistema di Interscambio i file XML resi in allegato. A seguito dell’invio il programma registra in automatico sul desktop una cartella denominata “FILE XML INVIATI CON PEC DEL GG-MM-AA” all’interno della quale sono registrate sotto cartelle denominate “File XML inviati alle 00h00m00s” contenenti i relativi file inviati;
  • Diversamente, cliccare sul pulsante “Chiudi” per chiudere la finestra e tornare al formato “Documenti” e di seguito, all’apertura della finestra di dialogo, cliccare sul pulsante “OK” o sul pulsante “Annulla” per confermare o annullare l’operazione. ATTENZIONE I FILE XML CARICATI COME ALLEGATI RIMANGONO IN MEMORIA SIN TANTO CHE IL MESSAGGIO NON VIENE INVIATO, L’UTENZA DI LAVORO NON VIENE CAMBIATA O IL SOFTWARE NON VIENE CHIUSO. PERTANTO, CHIUDENDO LA FINESTRA E’ POSSIBILE TORNARE AL FORMATO “DOCUMENTI”, PRODURRE NUOVI DOCUMENTI IN FORMATO ELETTRONICO XML E RIPETERE LA PROCEDURA SOPRA DESCRITTA PER ALLEGARE NUOVI FILE XML PRIMA DI PROCEDERE ALL’INVIO DEFINITIVO DEL MESSAGGIO DI POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA AL SISTEMA DI INTERSCAMBIO.

INVIO AUTOMATIZZATO DEI DOCUMENTI IN FORMATO ELETTRONICO XML, CON O SENZA FIRMA DIGITALE, PRECEDENTEMENTE SALVATI SUL COMPUTER IN USO

Dal formato “Documenti“:

  • Cliccare sul menu/pulsante “Invia file XML a SdI” > “Tramite PEC”. Oppure, della scheda “File XML” del modulo di fatturazione elettronica cliccare sul menu/pulsante contrassegnato con il simbolo della “Busta” (posto nella sezione “VISUALIZZAZIONE, SALVATAGGIO E INVIO FILE XML”);

All’apertura del modulo “INVIO PEC SdI”, qualora non si sia già provveduto alla impostazione (una tantum) dei parametri di invio dei messaggi tramite PEC:

  • Cliccare sul pulsante “Settaggi PEC”;

All’apertura della schermata “SETTAGGIO PARAMETRI”:

  • Cliccare sul simbolo “Informazioni” per visualizzare le istruzioni dettagliate relative alla valorizzazione dei parametri;
  • Qualora già inseriti, cliccare sul menu/pulsante “Importa settaggi PEC ordinaria” per importare (se funzionale) i parametri di invio dei messaggi dalla PEC ordinaria (ossia dalla PEC normalmente utilizzata in ambito lavorativo). Diversamente, inserire tutti i dati contrassegnati come obbligatori seguendo attentamente le indicazioni e i messaggi di indirizzo/errore. ATTENZIONE, I PARAMETRI PER IL SETTAGGIO DELLA PEC SONO STATI FORNITI DAL GESTORE DI POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA AL MOMENTO DELL’APERTURA DELL’ACCOUNT. E’ POSSIBILE REPERIRE I DATI DEL “SERVER SMTP IN USCITA” E DELLA “PORTA SERVER” DIRETTAMENTE SUL SITO DEL GESTORE DI POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA O FACENDO UNA SEMPLICE RICERCA SU INTERNET;
  • Cliccare sul pulsante contrassegnato con il simbolo della ”Lente” per visualizzare in chiaro la password criptata;
  • Se del caso, cliccare sul pulsante “Elimina tutto” per eliminare tutti i parametri inseriti e di seguito, all’apertura della finestra di dialogo, cliccare sul pulsante “OK” o sul pulsante “Annulla” per confermare o annullare l’operazione;
  • Al termine dell’operazione, cliccare sul menu/pulsante “Test invio PEC” per verificare la correttezza dei settaggi ed effettuare un Test di invio di un messaggio al proprio indirizzo di Posta Elettronica Certificata; qualora vengano segnalati errori nella trasmissione del messaggio ricontrollare i dati inseriti e procedere con un nuovo Test di invio. Ad avvenuta conferma dell’invio del messaggio aprire la propria casella di Posta Elettronica Certificata e verificare nella cartella “Posta in arrivo” la presenza del seguente messaggio: “Test invio messaggio Posta Elettronica Certificata da software “AppFattPro””.

Al completamento delle operazioni di settaggio nonché di verifica del funzionamento della procedura di invio dei messaggi tramite PEC, cliccare sul pulsante “OK” per tornare alla schermata “INVIO DOCUMENTI XML TRAMITE PEC”:

  • Qualora non risulti già valorizzato, inserire (una tantum) l’indirizzo PEC del Sistema di Interscambio contrassegnato con “A” (campo obbligatorio). L’indirizzo di PEC a cui destinare i file XML è il seguente: “sdi01@pec.fatturapa.it”; detto indirizzo deve essere utilizzato solo per il primo invio. Con il primo messaggio di risposta (notifica di errore, ricevuta di consegna, ricevuta di mancata consegna, ecc.) il Sistema di Interscambio comunica al soggetto trasmittente l’indirizzo di PEC che dovrà utilizzare per tutte le successive trasmissioni e che diverrà il canale di colloquio con il soggetto stesso nonché di relativa notifica;
  • L’oggetto e il testo del messaggio sono valorizzati di default dal programma, a titolo di mero promemoria della trasmissione, e non possono essere editati. Detti dati non sono presi in considerazione dal Sistema di Interscambio in fase di ricezione del messaggio;
  • Cliccare sul pulsante “Allega file XML” e di seguito, all’apertura della finestra di dialogo, selezionare un Documento in formato elettronico XML precedentemente salvato sul computer in uso (ad esempio per apporre la firma digitale) da trasmettere in allegato al messaggio e cliccare sul pulsante “Apri/Inserisci” o sul pulsante “Annulla” per confermare o annullare l’operazione. PER QUANTO ALLA PROCEDURA DI SALVATAGGIO DEI FILE XML SUL COMPUTER IN USO E RELATIVA FIRMA DIGITALE VEDASI QUANTO RIPORTATO AI PARAGRAFI 4.1.11 E 4.1.12. Ripetere l’operazione per allegare ulteriori file XML. Il programma consente di allegare file con estensione .xml (firmati con firma digitale in formato XadES-BES oppure non firmati), file con estensione .p7m (firmati con firma digitale in formato CadES-BES) e file con estensione .zip. Per quanto al metodo di creazione nonché invio di file (allegati) con estensione .zip – ossia cartelle compresse contenenti più file XML (firmati o non), peraltro sconsigliata in quanto complessa e nel caso specifico non ritenuta necessaria, si rimanda alla consultazione delle istruzioni dettate dalla Agenzia delle Entrate sul sito “Fatture e Corrispettivi” o alla “Guida pratica – Fatturazione elettronica” disponibile sul sito “www.praticosoftware.com” al seguente link: https://www.praticosoftware.com/supporto/tutorial/appfattpro-tutorial/;
  • Cliccare sul pulsante contrassegnato con il simbolo della “Freccia rivolta verso il basso” per sostituire il file XML allegato selezionato e di seguito, all’apertura della finestra di dialogo, cliccare sul pulsante “OK” o sul pulsante “Annulla” per confermare o annullare l’operazione. Qualora venga confermata l’operazione, all’apertura della successiva finestra di dialogo selezionare un nuovo file XML e cliccare sul pulsante “Apri/Inserisci” o sul pulsante “Annulla” per confermare o annullare l’operazione;
  • Cliccare sul pulsante contrassegnato con il simbolo del “Floppy disk” per salvare il file XML allegato selezionato e di seguito, all’apertura della finestra di dialogo selezionare un percorso dell’HD del computer in uso (preferibilmente il desktop) e cliccare sul pulsante “Salva” o sul pulsante “Annulla” per confermare o annullare l’operazione;
  • Cliccare sul pulsante contrassegnato con il simbolo del “Cestino” per eliminare il file XML allegato selezionato e di seguito, all’apertura della finestra di dialogo, cliccare sul pulsante “OK” o sul pulsante “Annulla” per confermare o annullare l’operazione;
  • Cliccare sul pulsante “Invia” per inviare subito al Sistema di Interscambio i file XML resi in allegato. A seguito dell’invio il programma registra in automatico sul desktop una cartella denominata “FILE XML INVIATI CON PEC DEL GG/MM/AA” all’interno della quale sono registrate sotto cartelle denominate “File XML inviati alle ore XX-XXm-XXs” contenenti i relativi file inviati;
  • Diversamente, cliccare sul pulsante “Chiudi” per chiudere la finestra e tornare al formato “Documenti” e di seguito, all’apertura della finestra di dialogo, cliccare sul pulsante “OK” o sul pulsante “Annulla” per confermare o annullare l’operazione. ATTENZIONE I FILE XML CARICATI COME ALLEGATI RIMANGONO IN MEMORIA SIN TANTO CHE IL MESSAGGIO NON VIENE INVIATO, L’UTENZA DI LAVORO NON VIENE CAMBIATA O IL SOFTWARE NON VIENE CHIUSO. PERTANTO, CHIUDENDO LA FINESTRA E’ POSSIBILE TORNARE AL FORMATO “DOCUMENTI”, PRODURRE NUOVI DOCUMENTI IN FORMATO ELETTRONICO XML E RIPETERE LA PROCEDURA SOPRA DESCRITTA PER ALLEGARE NUOVI FILE XML PRIMA DI PROCEDERE ALL’INVIO DEFINITIVO DEL MESSAGGIO DI POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA AL SISTEMA DI INTERSCAMBIO.

LA PROCEDURA DI TRASMISSIONE DEI DOCUMENTI IN FORMATO ELETTRONICO XML AL SISTEMA DI INTERSCAMBIO TRAMITE PEC E’ ALTERNATIVA ALLA PROCEDURA DI TRASMISSIONE TRAMITE WEB DI CUI AL PARAGRAFO 4.1.14 MA NON VINCOLANTE. OSSIA E’ POSSIBILE TRASMETTERE I FILE XML O NELL’UNO O NELL’ALTRO MODO, A PIENA DISCREZIONALITA’ DEL TRASMITTENTE.

4.1.14 Invio di un Documento in formato elettronico XML al Sistema di Interscambio gestito dalla Agenzia delle Entrate tramite procedura WEB e relativo monitoraggio

Per accedere al Sistema di Interscambio è necessario essere in possesso di credenziali Entratel o Fisconline oppure del Sistema Pubblico di Identità Digitale (SPID) o essere provvisti di Carta Nazionale dei Servizi (CNS) precedentemente abilitata ai servizi telematici dell’Agenzia delle Entrate.

Per ottenere le credenziali Entratel o Fisconline, consultare l’apposita pagina dell’Agenzia delle Entrate dedicata alla: “Registrazione ai servizi telematici”.

Per ottenere una CNS, consultare il: “Sito della Carta Nazionale dei Servizi”.

Per abilitare la CNS ai servizi telematici, consultare l’apposita pagina sul sito dell’Agenzia delle Entrate: “Accesso tramite Smartcard”.

Ciò detto, dopo aver creato uno o più Documenti in formato elettronico XML, qualora del caso, debitamente firmati con certificato di firma qualificata, dal formato “Documenti“:

  • Cliccare sul menu/pulsante “Invia file XML a SdI” > “Tramite WEB (Sistema di Interscambio)”. Oppure, della scheda “File XML” del modulo di fatturazione elettronica cliccare sul menu/pulsante contrassegnato con il simbolo del “Mondo” (posto nella sezione “VISUALIZZAZIONE, SALVATAGGIO E INVIO FILE XML”) per collegarsi al portale del Sistema di Interscambio gestito dalla Agenzia delle Entrate  “Fatture e corrispettivi” al seguente link: “https://ivaservizi.agenziaentrate.gov.it/portale/”;

All’apertura della finestra di visualizzazione on-line del Sistema di Interscambio:

  • Effettuare il login inserendo nome utente e password (credenziali Entratel o Fisconline precedentemente acquisite, oppure credenziali SPID o CNS);

Ad autenticazione effettuata con successo, all’apertura della nuova finestra di visualizzazione on-line del Sistema di Interscambio:

  • Scegliere l’utenza di lavoro con cui si intende operare e, di seguito, accettare le condizioni proposte e cliccare sul pulsante “Prosegui”;

All’apertura della schermata “Servizi disponibili”:

  • Cliccare sul pulsante “Fatturazione elettronica e Conservazione” posto sulla omonima sezione;

All’apertura della schermata “Generazione” (Home fatturazione):

  • Se del caso, cliccare sul pulsante “Controlla fattura”, posto a destra sulla sezione “Funzionalità di supporto”, per verificare la correttezza del Documento in formato elettronico XML prima dell’invio. ATTENZIONE, AL MOMENTO DELLA CREAZIONE DEL FILE XML RELATIVO AD UN DOCUMENTO IL PROGRAMMA HA GIA’ ESEGUITO TUTTI I CONTROLLI PREVISTI DAL SISTEMA DI INTERSCAMBIO SULLA VALORIZZAZIONE DEI CAMPI, OBBLIGATORI E NON, AD ECCEZIONE DI QUELLI RELATIVI AL CORRETTO INSERIMENTO DEI CODICI FISCALI O PARTITE I.V.A. NONCHE’ DEL CODICE DI IDENTIFICAZIONE O PEC DEL DESTINATARIO;

All’apertura della schermata “Controlla fattura”:

  • A seconda del web browser utilizzato, cliccare sul pulsante “Sfoglia” o Scegli file” per caricare dal terminale (computer) in uso il file del Documento in formato elettronico XML da controllare e, successivamente, cliccare sul pulsante “Controlla” per completare la procedura di controllo del Documento;
  • Di seguito, cliccare sul menu/pulsante superiore “Trasmissione”;

All’apertura della schermata “Trasmissione”:

  • A seconda del web browser utilizzato, cliccare sul pulsante “Sfoglia” o Scegli file” per caricare dal terminale (computer) in uso il file del Documento in formato elettronico XML da inviare al Sistema di Interscambio e, di seguito, cliccare sul pulsante “Invia” per completare la procedura di invio del Documento. ATTENZIONE, IL FILE CARICATO, SINGOLO O MASSIVO, NON DEVE SUPERARE IL LIMITE DIMENSIONALE DI 5 MEGABYTE E DEVE AVERE IL SUFFISSO DI ESTENSIONE PREVISTO DAL SISTEMA DI INTERSCAMBIO (.XML, .P7M, .ZIP).

LA PROCEDURA DI TRASMISSIONE DEI DOCUMENTI IN FORMATO ELETTRONICO XML AL SISTEMA DI INTERSCAMBIO TRAMITE WEB E’ ALTERNATIVA ALLA PROCEDURA DI TRASMISSIONE TRAMITE PEC DI CUI AL PARAGRAFO 4.1.13 MA NON VINCOLANTE. OSSIA E’ POSSIBILE TRASMETTERE I FILE XML O NELL’UNO O NELL’ALTRO MODO, A PIENA DISCREZIONALITA’ DEL TRASMITTENTE.

Dal portale del Sistema di Interscambio gestito dalla Agenzia delle Entrate “Fatture e corrispettivi” è inoltre possibile effettuare il monitoraggio degli esiti (ricevute) di trasmissione dei Documenti in formato elettronico XML.

Ciò detto, qualora sia stato già inviato al SdI un qualsiasi Documento in formato elettronico XML e si voglia procedere al monitoraggio degli esiti di trasmissione, dal formato “Documenti“:

  • Cliccare sul menu/pulsante “Invia file XML a SdI” > “Tramite WEB (Sistema di Interscambio)” oppure della scheda “File XML” del modulo di fatturazione elettronica cliccare sul menu/pulsante contrassegnato con il simbolo del “Mondo” (posto nella sezione “VISUALIZZAZIONE, SALVATAGGIO E INVIO FILE XML”) per collegarsi al portale del Sistema di Interscambio gestito dalla Agenzia delle Entrate “Fatture e corrispettivi” al seguente link: “https://ivaservizi.agenziaentrate.gov.it/portale/”;

All’apertura della finestra di visualizzazione on-line del Sistema di Interscambio:

  • Effettuare il login inserendo nome utente e password (credenziali Entratel o Fisconline precedentemente acquisite, oppure credenziali SPID o CNS);

Ad autenticazione effettuata con successo, all’apertura della nuova finestra di visualizzazione on-line del Sistema di Interscambio:

  • Scegliere l’utenza di lavoro con cui si intende operare e, di seguito, accettare le condizioni proposte e cliccare sul pulsante “Prosegui”;

All’apertura della schermata “Servizi disponibili”:

  • Cliccare sul pulsante “Monitoraggio ricevute dei file trasmessi” posto in basso sulla sezione “Consultazione”;

All’apertura della schermata “Monitoraggio ricevute dei file trasmessi” (Home monitoraggio):

  • Cliccare sul pulsante “Fatture emesse” (in qualità di cedente/prestatore o di emittente) posto sulla sezione “Ricevute file Fatture elettroniche”;

oppure

  • Cliccare sul pulsante “Fatture trasmesse” (in qualità di cedente/prestatore o di trasmittente) posto sulla sezione “Ricevute file Fatture elettroniche”;

All’apertura della relativa schermata, inserire i dati di ricerca contrassegnati come obbligatori e, di seguito, cliccare sul pulsante “Cerca”. Il Sistema di Interscambio mostra, sulla destra della medesima schermata, lo stato dei file trasmessi in formato elettronico XML e le relative notifiche consultabili e scaricabili in formato PDF o XML.

Attenzione, dalla “Servizi disponibili”, cliccando rispettivamente sui pulsanti “Fatture elettroniche ed altri dati IVA” o “Consultazione e download massivi”, entrambi posti nella sezione “Consultazione”, è possibile effettuare una ricerca o una richiesta di consultazione e download di tutte le fatture emesse o ricevute transitate attraverso il Sistema di Interscambio.

PER QUALSIASI ULTERIORE CHIARIMENTO E’ POSSIBILE CONSULTARE LA SEZIONE “INFO E ASSISTENZA” DEL SISTEMA IN CLOUD “FATTURE E CORRISPETTIVI”.

4.1.15 Conservazione di un Documento in formato elettronico XML tramite il servizio gratuito messo a disposizione dalla Agenzia delle Entrate

Il processo di produzione ed emissione di un Documento in formato elettronico XML, sia esso sotto forma di Fattura, Nota di debito o Nota di credito, trova termine nella conservazione del Documento stesso secondo le regole tecniche disciplinate dal Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 03-12-13.

Ai sensi dell’art. 44 del Decreto Legislativo 07-03-05, n. 82 (Codice dell’amministrazione digitale), la conservazione può essere svolta:

  • all’interno della struttura organizzativa del soggetto produttore del documento informatico;
  • affidandola ad altri soggetti, pubblici o privati, che offrono idonee garanzie organizzative e tecnologiche, accreditati come conservatori presso l’Agenzia per l’Italia digitale.

L’AGENZIA DELLE ENTRATE HA MESSO A DISPOSIZIONE DI TUTTI I CONTRIBUENTI UN SERVIZIO DI CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI – A TITOLO GRATUITO – FRUIBILE ATTRAVERSO IL SISTEMA IN CLOUD “FATTURE E CORRISPETTIVI”.

Il servizio di conservazione è rivolto sia agli operatori economici che a coloro che ricevono Documenti in formato elettronico (e ai relativi intermediari incaricati). La funzionalità prevede come prerequisito l’adesione ad un accordo di servizio specifico.

L’adesione all’accordo avviene mediante esplicita accettazione da parte dell’utente delle condizioni in esso contenute nell’area del servizio di conservazione, previa autenticazione, per conto proprio o del/dei soggetti incaricante/i. Il link di adesione viene reso visibile solo se l’utente non risulti già autorizzato alla conservazione. Viceversa, qualora l’utente abbia già aderito al servizio di conservazione, egli vedrà la sola funzionalità di revoca del servizio.

L’adesione al servizio di conservazione viene prospettata all’utente sotto forma di “web-form” dove i dati relativi al soggetto per conto del quale si vuole operare sono ereditati dal profilo relativo al soggetto per il quale si sta operando.

I servizi messi a disposizione dal servizio di conservazione offerto dalla Agenzia delle Entrate comprendono:

  1. la possibilità di conservare fatture singole o fatture singole contenute in file archivio;
  2. la possibilità di richiedere l’esibizione delle fatture conservate;
  3. la possibilità di visualizzare gli esiti delle proprie richieste e di reperire la messaggistica di ritorno del sistema di conservazione;
  4. la possibilità di scaricare i “Pacchetti di distribuzione” contenenti le fatture per le quali si è chiesta l’esibizione, a valle di una motivazione specifica.

Attenzione, ai sensi e per gli effetti di cui al Provvedimento n. 89757/2018 della Agenzia delle Entrate, a seguito della adesione all’accordo di servizio specifico, tutte le fatture elettroniche emesse o ricevute dall’operatore attraverso il Sistema di Interscambio saranno automaticamente portate in conservazione a norma del D.M. 17 giugno 2014 secondo i termini e le condizioni riportati nel medesimo accordo. Pertanto, i Documenti in formato elettronico XML già trasmessi al SdI non devono essere inviati manualmente in conservazione.

In caso di avvenuto recesso, il contribuente potrà richiedere esclusivamente l’esibizione delle fatture elettroniche conservate prima del recesso, per le quali l’Agenzia delle Entrate garantirà il servizio di conservazione per il tempo previsto dall’accordo (15 anni).

Qualora si voglia effettuare una richiesta di esibizione di un documento già in conservazione (automatica) presso l’Agenzia delle Entrate, monitorare lo stato delle richieste o, se del caso, revocare l’adesione al servizio di conservazione, dal formato “Documenti” del software AppFattPro:

  • Cliccare sul menu/pulsante “Invia file XML a SdI” > “Tramite WEB (Sistema di Interscambio)” oppure della scheda “File XML” del modulo di fatturazione elettronica cliccare sul menu/pulsante contrassegnato con il simbolo del “Mondo” (posto nella sezione “VISUALIZZAZIONE, SALVATAGGIO E INVIO FILE XML”) per collegarsi al portale del Sistema di Interscambio gestito dalla Agenzia delle Entrate “Fatture e corrispettivi” al seguente link: “https://ivaservizi.agenziaentrate.gov.it/portale/”;

All’apertura della finestra di visualizzazione on-line del Sistema di Interscambio:

  • Effettuare il login inserendo nome utente e password (credenziali Entratel o Fisconline precedentemente acquisite, oppure credenziali SPID o CNS);

Ad autenticazione effettuata con successo, all’apertura della nuova finestra di visualizzazione on-line del Sistema di Interscambio:

  • Scegliere l’utenza di lavoro con cui si intende operare e, di seguito, accettare le condizioni proposte e cliccare sul pulsante “Prosegui”;

All’apertura della schermata “Servizi disponibili”:

  • Cliccare sul pulsante “Fatturazione elettronica e Conservazione” posto sulla omonima sezione;

All’apertura della schermata “Generazione” (Home fatturazione):

  • Cliccare sul pulsante “Accedi alla sezione conservazione” posto sulla sezione “Conservazione”;

All’apertura della schermata “Conservazione”:

  • Cliccare rispettivamente sui pulsanti “Fai una nuova richiesta di esibizione”, “Monitora lo stato delle tue richieste” o “Revoca l’adesione al servizio” rispettivamente per richiedere l’esibizione di in Documento in formato elettronico XML già inviato in conservazione, monitorare gli esiti della trasmissione dei documenti posti in conservazione o revocare l’adesione al servizio.

All’apertura delle rispettive schermate seguire attentamente le procedure proposte.

ATTENZIONE, IL PULSANTE “FAI UNA NUOVA RICHIESTA DI CONSERVAZIONE” POSTO NELLA SEZIONE “NUOVO INVIO IN CONSERVAZIONE” PUO’ ESSERE UTILIZZATO, AD ESEMPIO, PER EFFETTUARE UNA RICHIESTA DI CONSERVAZIONE DI UNO O PIU’ DOCUMENTI EMESSI PRIMA DELL’ACCETTAZIONE DELL’ACCORDO.

PER QUALSIASI ULTERIORE CHIARIMENTO E’ POSSIBILE CONSULTARE LA SEZIONE “INFO E ASSISTENZA” DEL SISTEMA IN CLOUD “FATTURE E CORRISPETTIVI”.

4.1.16 Gestione e stampa del quadro generale e degli elenchi dei Documenti emessi in formato elettronico XML

Dal formato “Documenti“:

  • Cliccare sul menu/pulsante “Fatturazione elettronica”;

All’apertura della sub-finestra a popover, da qualsiasi scheda selezionata:

  • Cliccare sul menu/pulsante “Elenchi Documenti XML” e SEGUIRE LE PROCEDURE DI CUI AI PARAGRAFI 3.5.40 – 3.5.41 – 3.5.42 – 3.5.43 – 3.5.44.

4.1.17 Apertura di una Fattura o Nota di debito/credito in formato elettronico XML e visualizzazione sul web browser predefinito dell'anteprima di stampa

Dal formato “Documenti”, a seconda del caso:

  • Cliccare sul menu/pulsante “Apri file XML” > “Fattura o Nota (Stile Ministeriale)” o “Fattura o Nota (Stile AssoSoftware)” per selezionare una Fattura o Nota di debito/credito in formato elettronico XML e visualizzare sul web browser predefinito l’anteprima di stampa con il foglio di stile “Ministeriale” o con il foglio di stile “AssoSoftware”; di seguito, all’apertura della finestra di dialogo, cliccare sul pulsante “Apri/Inserisci” o sul pulsante “Annulla” per confermare o annullare l’operazione. ATTENZIONE, PER UNA CORRETTA VISUALIZZAZIONE DELL’ANTEPRIMA DI STAMPA SU TUTTI I WEB BROWSER DISPONIBILI SUL MERCATO I FILE XML VENGONO AUTOMATICAMENTE CONVERTITI DAL PROGRAMMA IN FORMATO HTML CON RELATIVO FOGLIO DI STILE;
  • Per effettuare una stampa completa di un Documento emesso in formato elettronico XML conforme allo schema “Ministeriale” proposto dal Sistema di Interscambio gestito dalla Agenzia delle Entrate o allo schema proposto da “AssoSoftware”, all’apertura del Documento tramite il web browser predefinito cliccare sul comando “Stampa” gestibile anche attraverso il tasto destro del mouse.

Il programma consente di visualizzare l’anteprima di stampa delle sole Fatture e Note di debito/credito in formato XML.

Per una corretta e molto rapida visualizzazione sul web browser (con un semplice click) e stampa tanto delle Fatture e Note di debito/credito quanto delle notifiche in formato XML ricevute dal Sistema di Interscambio tramite PEC (notifica di errore, ricevuta di consegna, ricevuta di mancata consegna, ecc.) si consiglia di utilizzare “Firefox” e di installare il componente aggiuntivo (o estensione) “Formatta fattura elettronica” rendendo Firefox come software predefinito per la lettura dei file XML. E’ possibile trovare istruzioni dettagliate sul sito “www.praticosoftware.com” alla seguente pagina: “https://www.praticosoftware.com/visualizzare-le-fatture-elettroniche-con-firefox/“.


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